Cheminement post-octroi

Gestion du post-octroi

Dans les schémas ci-dessous, vous trouverez le cheminement post-octroi d’une nouvelle subvention ainsi que son versement annuel.

En tout temps, l’équipe post-octroi peut répondre à vos questions tout au long du cycle de vie de l’octroi de subventions (conformité selon les règles de l’université et de l’organisme subventionnaire, autorisation des ouvertures, transferts interuniversitaires, prolongations de comptes, modification au budget, vérification des statuts des chercheurs, etc.).

Schéma version PDF

Certificats d’éthique et autres conditions

Avant d’approuver l’ouverture d’une unité budgétaire de regroupement (UBR), le SRC procède à la vérification de certains éléments du projet :

Certificats d’éthique

Toutes les recherches impliquant des êtres humains, des animaux ou du matériel biologique potentiellement dangereux pour la santé humaine doivent faire l’objet d’un examen éthique par le comité approprié de l’UQAM. Les chercheurs responsables du projet ont la responsabilité de s’assurer que leur projet a été approuvé au plan de l’éthique.

Les informations concernant l’éthique en recherche (êtres humaines, animaux, risques biologiques) et CERPE sont disponibles sur d’autres sites. Vous pouvez y accéder par les liens suivants :

Lorsque le projet a déjà été évalué globalement et avec succès au plan de l’éthique par un autre comité d’éthique universitaire ou par un comité d’éthique d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux, la, le président(e) peut, selon le mandat du comité et selon la nature du projet, soumettre le dossier complet à une procédure d’évaluation accélérée (ou désignée) ou à une approbation en plénière. Cette disposition concerne les chercheurs de l’UQAM, responsables du projet, ou co-chercheurs sur un projet dont le responsable est rattaché à un autre établissement, dans le cas d’un transfert de fonds.

Il est possible, dans certains cas, que des établissements exigent que le projet d’un chercheur de l’UQAM soit soumis à l’examen éthique de son propre comité ou d’un comité multicentrique, bien que ce dernier dispose déjà d’une approbation du comité d’éthique de la recherche de l’UQAM. Le chercheur a la responsabilité d’effectuer les démarches nécessaires auprès des autres comités d’éthique.

Concernant les demandes d’approbation déposées auprès des comités d’éthique de l’UQAM, veuillez porter une attention particulière aux dates limites du dépôt des demandes d’approbation éthique : votre projet de recherche ne peut débuter sans l’approbation écrite du comité chargé de l’évaluation de votre projet.

Conditions liées à une subvention

Le SRC doit confirmer votre statut de chercheur à l’Université et veiller à ce que toutes les conditions liées à votre subvention soient respectées (profil particulier de chercheur, signature d’une entente de partenariat, contrepartie financière de votre ou vos partenaires, gestion de la propriété intellectuelle, etc.). Pour des renseignements concernant les conditions spécifiques liées à votre subvention, contactez un membre de l’équipe du SRC.

Ouverture d’une unité budgétaire de regroupement (UBR) 

Après avoir confirmé que votre projet de recherche a bien obtenu une certification éthique et que toutes les conditions liées à votre subvention sont respectées, s’il y a lieu

  • Le Service de la recherche et de la création (SRC) approuve l’ouverture d’une unité budgétaire de regroupement (UBR).
  • Les Services financiers procèdent ensuite à l’ouverture comptable de l’UBR et vous envoient un avis de confirmation par courriel. Il y a autant d’UBR que de pourvoyeurs différents pour un même projet.

Vous pouvez consulter le solde et les transactions de vos unités budgétaires de regroupement (UBR) en temps réel sur le portail gestionnaire (SIGA) des Ressources humaines.

Si vous avez des questions, contactez un membre de l’équipe du Service de la recherche et de la création chargé de la gestion financière ou encore un membre de la section des Fonds de recherche des Services financiers.

Finalisation du projet

Fermeture d’une unité budgétaire de regroupement (UBR)

Les UBR sont fermées définitivement à la date spécifiée par le pourvoyeur. Les transactions sont alors systématiquement arrêtées. Il est recommandé de bien planifier les transactions liées au projet, surtout lorsque la date d’échéance approche, afin d’assurer l’utilisation optimale du budget consenti. Consultez le personnel de la section « Fonds spéciaux » des Services financiers pour obtenir des renseignements à ce sujet.

Un solde positif à l’échéance?

Pour certains organismes subventionnaires, il est possible de demander le report de l’échéance d’une subvention à une date ultérieure afin de permettre la poursuite du projet jusqu’à épuisement des fonds. Sinon, le solde est transféré selon les normes et règlements des organismes subventionnaires ou de l’UQAM pour les projets subventionnés, respectivement, par des fonds externes ou internes.